Semicolon II – Elektronisk samhandling – full fart i forvaltningen (avsluttet)

Kan opplysninger om personer utveksles elektronisk fra et forvaltningsorgan til et annet uten samtykke fra den opplysningene gjelder? Er svaret nei, må hvert organ gjøre jobben med tradisjonell manuell innsamling av sine opplysninger. Er svaret derimot ja, kan forvaltningsorganene etablere effektive systemer for automatisk informasjonsutveksling, såkalt «elektronisk samhandling».

Semicolon. Illustrasjon

Generelt om SERIs del av prosjektet

SemicolonII er et forsknings- og utviklings-prosjekt som er finansiert av Norges forskningsråd og  offentlige forvaltnings-organer som deltar i prosjektet. For oversikt over SemicolonII henviser vi til nettsidene for prosjektet. Her vil vi kun presentere sider ved SERIs del av arbeidet.
 

Fire hovedelementer i SERIs del:

  • Arbeider knyttet til rettslige uttrykk med tilhørende begrepsdefinisjoner i lover og forskrifter. Temaet angår grunnleggende forutsetninger for mulighetene for å utveksle opplysninger mellom to eller flere forvaltningsorganer. 
  • Arbeider knyttet til avtaleregulering av informasjonsutveksling mellom offentlige organer. Avtalemekanismen er et hensiktsmessig virkemiddel for å sikre at de offentlige organene oppfyller lovgivningens krav i de tilfellene hvor det er rettslig holdbart at to eller flere forvaltningsorganer utveksler og gjør bruk av samme opplysninger.
  • Arbeider knyttet til utvikling av en «kokebok» for hvordan offentlige organer bør gå frem når de arbeider med etablering av et elektronisk system for automatisk informasjonsutveksling. Kokeboken inneholder en veiledning og sjekklister, med spørsmål som angår juss, semantikk, organiseringen av forvaltningsorganenes saksbehandling, teknologiske valg, og logistiske prioriteringer, samt budsjettkrav. 
  • rbeider knyttet til i hvilken grad ord og begrepsdefinisjoner i lover blir brukt i skjemaer som er utformet for å gjennomføre vedkommende forvaltningsordning. 

SERIs del av arbeidet har i stor grad vært knyttet til punkt to og tre som vi i det følgende gjør noe nærmere rede for. Når det gjelder de to andre punktene, se oversikten over publikasjoner fra prosjektet i menyen til venstre. For detaljinformasjon om hele SemicolonII-prosjektet slik det framstod ved begynnelsen av arbeidet, se fullstendige prosjektbeskrivelsen (PDF)

Avtaler om utveksling av informasjon mellom forvaltningsorganer

Standardavtale om informasjonsutveksling

Det er utviklet forslag til standardavtale om informasjonsutveksling mellom flere offentlige etater. Forslaget er så langt grunnlag for avtaleregulering mellom Utlendingsdirektoratet, Skatteetaten og NAV. Målet er i tillegg å få avtalen godkjent av Standardiseringsrådet, slik at den kan gjøres til en anbefalt eller obligatorisk standardavtale for alle offentlige etater som skal utveksle informasjon med andre offentlige etater.

Veileder, maler og intensjonsavtale

I tilknytning til standardavtalen utarbeides det en veileder der en gjør nærmere rede for begrunnelser og forklaringer av de enkelte punktene i avtalen. Samtidig vil veilederen belyse sentrale, relevante juridiske problemstillingene, bl.a. knyttet til regler om taushetsplikt, personvern, informasjonssikkerhet m.m.
 
Veilederen vil også angi hvordan offentlige etater bør gå frem for å etablere et samarbeid om informasjonsutveksling. Innholdet vil bl.a. være ulike maler for prosjektstyring, framgangsmåter for avgiver av opplysningene og framgangsmåter for mottaker av opplysningene. Det er også utarbeidet en sjekkliste prosjektleder kan benytte for å kvalitetssikre at de forskjellige aktørene har foretatt nødvendige vurderinger og handlinger. 
 
Malene ledsages også av tegninger som kan virke som pedagogiske virkemidler for å gi oversikt over de forskjellige stadiene i prosessen, samt for å kommunisere dette til de forskjellige aktører.
 
Et ytterligere dokument i denne «pakken» er den utarbeidende intensjonsavtalen, som partene bør signere tidlig i samarbeidsprosessen. Formålet med intensjonsavtalen er særlig å formalisere samarbeidet, og medvirke til at partene positivt utfører tiltak for å øke mulighetene for elektronisk samhandling, og negativt unnlater å foreta tiltak som kan fungere som hindringer mot utviklingen av samhandlingstjenesten. 
 
Samlet skal standardavtalen med veilederen behandle de aller fleste spørsmål som antas å være aktuelle for etableringen av systemer for elektronisk informasjonsutveksling mellom offentlige etater.
 
I tillegg til juridiske spørsmål omfatter veilederen spørsmål knyttet til semantikk, organisering, teknologi, økonomi/budsjett, fagkompetanse og logistikk.
 

Organisering 

SemicolonII er et samarbeid mellom 16 partnere innen forskning og offentlig forvaltning.

Mer  om prosjektet, organisering, og styring finnes i den fullstendige prosjektbeskrivelsen (PDF)

Emneord: SERI, SERIPROSJEKT, SERI-eForvaltning
Publisert 12. nov. 2012 12:42 - Sist endret 5. apr. 2016 14:15