Møtedeltakelse
Tilstede: Liv Finstad (styreleder), Anne Julie Semb, Eli Skogerbø, Bjørn Engesland, Fredrik Bjerch-Andresen, Jasna Jozelic.
Forfall: Cecilie Schjatvet/Elisabeth Lier Haugseth, Bård Anders Andreassen/Maria Lundberg, Koen Wellens/Stener Ekern, Christian Ranheim.
Til stede uten stemmerett: Direktør Nils A. Butenschøn, kontorsjef Teis Daniel Kjelling, vara adm representant Marit Vik.
Dagsorden
Sak 1/2011 Referat fra forrige styremøte
Vedlagt referat fra forrige styremøte.
For å bidra til bedre informasjonsflyt mellom styret og ansatte distribueres referat fra styremøtet av senterledelsen rett etter styremøtene. Endelig referat vedtas som før på førstkommende styremøte.
Vedtak: Utkast til referat vedtas.
Sak 2/2011 ORIENTERINGSSAKER
Behandling av skriftlige orienteringssaker i styret: Orienteringssaker som skriftlig er gjort rede for gjennom styreinnkallingen vil ikke bli muntlig gjort rede for på styremøtet med mindre styrets medlemmer selv tar initiativ til dette.
A. Muntlige orienteringer fra direktøren
1.Status NI-gjennomgang: Se distribuert saksnotat. Direktøren orienterte om avholdt åpent møte om Nasjonal institusjon 11/1 samt om prosessen med gjennomgangen av NI. Utvalget som gjennomgår NI er forsinket og rapport fra utvalget ventes avlevert ca 1/3 med ca 14 dagers merknadsfrist hvoretter den overleveres UD og offentliggjøres. Ansatte ved SMR informeres så snart rapporten er tilstrekkelig ferdig. Rapporten diskuteres på neste styremøte 17/3. Direktøren informerer styreleder og/eller styret om eventuelle problemstillinger som evt haster i tiden før neste styremøte. Direktør og/eller styreleder står i kontakt med UiO- og fakultetsledelsen underveis i prosessen.
2.Status søknad om re-akredittering av NI: Se distribuert saksnotat. Direktøren orienterte om prosessen. Re-akkrediteringskomiteen møtes i mai 2011. Signalet fra UD er at Norge skal ha en NI med A-akkrediteringsstatus. Ved en inkurie står det i utsendt saksnotat at SMR har A-status med reservasjon - det korrekte er at A-status (uten reservasjon). Det ventes at akkrediteringsprosessen blir 1 år forsinket som følge av NI-gjennomgangen.
3.Direktøren orienterte om oppfølgingen av organisasjonsgjennomgangen hvor faglig strategi ble diskutert og utviklet gjennom interne strategiseminarer for ansatte 18/1 og 28/1. Hovedtema på seminarene var etableringen og igangsettingen av de tematiske arbeidsgrupper (TAG) samt å knytte TAG til det pågående årsplanarbeidet.
4.Tater-/romaniutvalg oppnevnt av Kongen i statsråd. Utvalget ledes av Asbjørn Eide med et sekretariat ved SMR. Sluttrapport leveres 30.11.13. Se distribuert saksnotat.
5.Prosess ny UD-avtale etter 2011: Direktøren orienterte om at med oppstartsmøte mellom SMR og UD 12/1 er prosessen i gang, og begge parter er enige om å ferdigstille ny avtale innen utgangen av mai 2011. Det tas sikte på at ny avtale er klar i mai 2011. Det ser ut til at det kan bli aktuelt å ha et 3-årig perspektiv for dialog-programmene og et mer langsiktig perspektiv for NORDEM-programmet. Det synes klart at UD holder fast ved sitt standpunkt om at langvarige, faste forskerstillinger ikke vil bli lagt inn igjen i en ny avtale, men at UD er interessert i å kunne bevilge forskningsmidler til oppgaver med kortere tidsramme og klarere tematisk definisjon. Det tas sikte på fra SMRs side å søke å unngå oppsigelser som følge av en ny avtale, men først når en ny avtale konkretiseres er det mulig å si mer om dette. Ansatte ved SMR vil bli holdt løpende orientert om prosessen.
6. EU-prosjektet "Multirights": Direktøren orienterte om status for prosjekttildelingen til JUS/SMR. Det tas sikte på at prosjektet formelt eies og administreres av JUS, men at de ansatte på prosjektet i det daglige utfører sitt daglige arbeid ved SMR. Prosjektlutvidelsen medfører at alle romressurser ved SMR må tas i bruk.
B. Personalendringer
Kontorsjef orienterte om viktigste personalendringer ajourføres på web. Saksnotat ble delt ut direkte på møtet.
C. Regnskap 2010
Kontorsjef orienterte om regnskap 2010. UiO lukket sitt regnskap ca 21.01.11 og etter dette kunne endelige rapporter hentes ut. Regnskapsrapporter ble distribuert på styremøtet. Det vil måtte foretas en opprydding av midler som skal fordeles mellom prosjekt- og basisregnskapet og pga dette kunne ikke styret på møtet 27/1 få en reell saldo for fordelingen mellom prosjekt- og basis.
D. Budsjett 2011
Styret vedtok på møtet 16.12.10 budsjettet og delegerte til direktøren å justere budsjettet etter behov. Det er ikke gjennomført noen endringer av budsjettet etter møtet i desember og budsjettsaken er følgelig kun orienteringssak på dette møtet. Det synes imidlertid som om det anslåtte reelle overskuddet på basis fra 2010 som overføres til 2011 er tilnærmet som budsjettert, mao er det ikke behov for justeringer av 2011-budsjettet som følge av regnskap 2010. Direktøren arbeider med en prioriteringsliste for bruk av ledige/udisponerte midler i 2011. Det vil for 2011 være behov får økt arbeid med prognoser fordi budsjettprosessen for 2011 etter pålegg fra UiO sentralt var vesentlig kortere og med tidligere frister enn i tidligere år.
E. Årsplan 2011
Arbeidet med å utarbeide årsplan pågår internt ved SMR og det tas sikte på å ferdigstille årsplanen i mars.
F. Aktivitetsoversikt Nasjonal institusjon (NI)
Aktivitetsoversikt for NI distribuert.
G. Søknader om ekstern finansiering av forskningsprosjekter
Ingen nye søknader siden forrige styremøte. Normalt vedlegges kopier av søknader og bevilgninger vedlagt; papirversjon m/kortversjon og webversjon m/fullversjon.
H. Årshjul for styret
Oppdatert årshjul for styret vedlagt.
/sign./
Nils Butenschøn
direktør /sign./
Teis Daniel Kjelling
kontorsjef