Filer i Word 2016 ender på .docx, Ecxel 2016 på .xlsx og Powerpoint 2016 på filendelsen .pptx.
Det nye filformatet gir deg mulighet til å bruke funksjoner som er tilgjengelige bare i Word 2016. SmartArt-grafikk er et eksempel på en slik funksjon. Figur 19 viser hvordan du starter en slik grafikk i Word 2016, hvis du åpner et gammelt .doc dokument vil du ikke ha tilgang til slike funksjoner.
Figur 19: SmartArt-grafikk er kun tilgjengelig i Word 2007 og 2010.
Det nye filformatet støtter også en rekke andre nye funksjoner, som matematiske formler, temaer og innholdskontroller.
Hvordan vet jeg at jeg bruker det nye formatet?
Når du oppretter et nytt dokument i Word 2016 og deretter lagrer dokumentet, blir det nye filformatet brukt automatisk. Du kan kontrollere dette ved å se i dialogboksen ”Save as / Lagre som” under Backstage-visningen.
Legg merke til at det står ”Word-document / Word-dokument” i boksen ”Save as / Lagre som” (se figur 20). Det betyr at det nye filformatet brukes.
Figur 20: Hvis det står Word-dokument i boksen ”Save as type / Lagre som type”, bruker du det nye filformatet.
Hva med dokumentene jeg allerede har?
Word 2016 kan åpne filer som er opprettet i alle tidligere versjoner av Word. Word 2016 åpner eldre dokumenter i kompatibilitetsmodus. Det ser du ved at det står "(Compatibility Mode) / (Kompatibilitetsmodus)" ved siden av filnavnet øverst i dokumentet (se figur 21).
Figur 21: Slik vet du om et dokument er åpnet i kompatibilitetsmodus.
Kompatibilitetsmodus
Hva er kompatibilitetsmodus egentlig? Kort sagt er det Word 2016 som forteller deg at dokumentet har et eldre filformat. Siden dette filformatet ikke forstår enkelte av de nye funksjonene i den nye Word-versjonen, er disse funksjonene enten deaktivert eller endret slik at de ligner på en eldre versjon av Word.
Figur 22: I kompatibilitetsmodus inneholder ikke denne diagramdialogboksen like mange alternativer (sammenlignet med figur 19).
Når du åpner et dokument som ble opprettet i en tidigere versjon av Word, i Microsoft Word 2016, aktiveres kompatibilitetsmodus, og "(Compatibility Mode / (Kompatibilitetsmodus)” vises på tittellinjen i dokumentvinduet.
Kompatibilitetsmodus sikrer at ingen av de nye eller forbedrede funksjonene i Word 2016 er tilgjengelige mens du arbeider i et dokument, slik at personer som bruker tidligere versjoner av Word, har fullstendige redigeringsmuligheter. I tillegg bevarer kompatibilitetsmodus oppsettet til dokumentet.
I figuren 22 er et Word 2003-dokument åpnet i den nye versjonen av Word. Legg merke til at det står "(Compatibility Mode / (Kompatibilitetsmodus)” i tittellinjen. Som du ser vises ikke dialogboksen ”Choose a SmartArt Graphic / Velg en SmartArt-grafikk” i det hele tatt, men ”Diagram Gallery / Diagramgalleri” vises i stedet. Dette diagramgalleriet er det samme som i Word 2003 og inneholder de samme funksjonene.
Det er en god idé å fortsette å jobbe i kompatibilitetsmodus hvis du vet at du skal dele dokumentene med mange personer som bruker eldre versjoner av Word. På den måten vil du se det samme som dem, og du har også en idé om hva de kan og ikke kan gjøre i sine Word-versjoner.
Hvordan du arbeider med personer som ennå ikke har Word 2016
Hvis personer du arbeider med, bruker andre versjoner av Word, trenger du ikke bekymre deg. Du kan fortsatt åpne og redigere eldre dokumenter i Word 2016 og dele filer med personer som ennå ikke har Word 2016.
Se figur 23 for noen typetilfeller når du arbeider med gamle dokumenter i Word 2016.
Figur 23: Noen typetilfeller når du benytter Word 2016.
Konvertere et dokument til Word 2016-modus
Du kan arbeide i kompatibilitetsmodus, eller du kan konvertere dokumentet til Word 2016-filformatet. Når du bruker kommandoen “Convert / Konverter” i Word, fjernes kompatibilitetsalternativene, slik at dokumentoppsettet ser ut som om dokumentet er opprettet i Word 2016. Hvis filen er i DOC-format, oppgraderes filen til DOCX.
Når du konverterer dokumentet, får du til tilgang til de nye og forbedrede funksjonene i Word 2016. Det kan imidlertid hende at brukere som har tidligere versjoner av Word, får problemer med eller ikke kan redigere enkelte deler av dokumentet som ble laget ved bruk av nye eller forbedrede funksjoner i Word 2016.
For å konvertere klikk kategorien “Fil / File”, og gjør ett av følgende:
1) Hvis du vil konvertere dokumentet uten å lagre en kopi, klikker du “Info / Informasjon”, og deretter klikker du “Convert / Konverter”, se figur 24.
Figur 24: Slik konverterer du filene til det nye filformatet.
2) Hvis du vil opprette en ny kopi av dokumentet i Word 2016-modus, klikker du “Save as / Lagre som” og skriver inn et nytt navn på dokumentet i filnavn-boksen, og deretter klikker du Word-dokument i filtype-listen, se figur 25.
Figur 25: Velg “Save as / Lagre som” og word-dokument.
Når du konverterer filene, kan du dra nytte av fordelene med det nye filformatet (mindre filer, forbedret sikkerhet og så videre) i tillegg til at du kan bruke de nye funksjonene fullt ut. Du vil for eksempel få tilgang til alle alternativene du så i boksen ”Choose a SmartArt Graphic / Velg en SmartArt-grafikk”, og ikke det begrensede utvalget.
Lagre i et eldre format
Hvis du er redd for at den du sender dokumentet til har en eldre Word-versjon, bør du lagre dokumentet i et eldre filformat før du sender dokumentet til personen.
Du kan lagre i et eldre format ved å følge samme fremgangsmåte beskrevet ovenfor, for så å velge “Word 97-2003 Document / Word 97-2003 dokument” i filtype-listen (se figur 25).
Det kan hende du får en advarsel om at enkelte funksjoner vil gå tapt eller bli endret hvis du lagrer filen i dette formatet.
Hvis for eksempel dokumentet inneholder et nytt diagram, vil du få beskjed om at diagrammet blir slått sammen til et enkelt objekt som ikke kan redigeres. Det vil si at den du sender dokumentet til kan se diagrammet, men han / hun kan ikke redigere det siden den versjonen av Word som han / hun har, ikke kan arbeide med denne funksjonen.