Hvordan veilede et prosedyrelag?

Hva er en studentcoach?

Som studentcoach er du og medveilederen din bindeleddet mellom laget, faglærerne, sponsorene og de som organiserer konkurransene. Det innebærer blant annet disse oppgavene:

• Gi laget en introduksjon om grunnleggende prinsipper i folkeretten, kilder og metode
• Gi veiledning på hvordan man skriver gode prosesskriv
• Organisere og rekruttere dommere som skal delta i prosedyreøvelsen
• Gi tilbakemelding på muntlige prosedyreteknikker
• Håndtere budsjett
• Kommunisere med de som organiserer prosedyrekonkurransen og øvelsesrundene
• Kommunisere og arbeide med advokatfirmaet som sponser opplegget. Dette inkluderer blant annet å organisere reisen til prosedyrekonkurransen og planlegge møter/seminarer med advokatfirmaet
• Ansvarlig for å levere inn de skriftlige prosesskrivene

Noen lag kan ha urealistiske forventninger om at en studentcoach også skal være en foreleser. Det er derfor viktig at man klargjør hva laget kan forvente av deg. Det er likevel noen forventinger du som studentcoach må forsøke å innfri. Du skal være godt forberedt til øvelsene og vise faglig innsikt. Studentene trenger trenere som er motiverende, som oppmuntrer, leder og bidrar til diskusjon og gjennomgår spørsmål og oppgaver.

Det er også viktig å kommunisere kravene du har til lagmedlemmene. Et godt studentlag avhenger av engasjerte og velforberedte studenter, så det er viktig at studentene forstår hvilke krav som også blir stilt til dem.

Praktiske ansvarsområder

En av oppgavene som studentcoach er at du har ansvar for å registrere laget til konkurransen. Du må derfor sette deg inn i regelverket for konkurransen du skal veilede i. Du er ansvarlig for å skaffe betalingsinformasjon slik at dette kan videresendes til universitetet. Det anbefales å starte tidlig ettersom dette ofte kan ta litt tid. I verste fall kan laget risikere å bli diskvalifisert dersom fristene ikke overholdes. Sørg for at laget er registrert og at fakturaen er betalt i god tid før fristen for å unngå eventuelle problemer.

Finn også ut av hvordan du og laget skal planlegge å møtes. Det kan enten være gjennom en kalenderinvitasjon, e-post eller andre kanaler. Erfaringsmessig er ikke alle studenter like gode på å sjekke e-post. Bruk derfor andre kanaler som Messenger eller Whatsapp e.l. for å holde kontakten.

Hvordan gi laget god veiledning?

Å skape og fremme en samarbeidskultur er en viktig del av det å være studentcoach. Du og medveilederen din kan bidra til dette både under tilbakemeldingsseanser og når dere planlegger sesjonene sammen. Her er noen tips å huske på:

1. Lær deg navnene og bruk dem

Navn er viktig! Å lære og bruke studentenes navn er en god måte å la studentene vite at du ser dem og inkluderer dem.

2. Atferden din er viktig

Atferden din foran studentene har en direkte innvirkning på hvordan de behandler hverandre. Hvis du peker ut enkeltpersoner og får dem til å føle seg dumme, vil studentene gjøre det samme i gruppearbeidet. Dette vil hindre god læring og samarbeidskultur. Handlingene dine taler høyere enn ordene dine i arbeidet med å skape et godt læringsmiljø.

3. Læring i fellesskap

Gi klare instruksjoner på hvordan du vil at studentene skal hjelpe hverandre, men også hvordan de skal utfordre hverandre. Studenter som stadig blir oppfordret til å opptre og tenke som et støttende fellesskap, vil ofte være bedre på å gi hverandre konstruktive tilbakemeldinger. I tillegg vil laget få en bedre gruppedynamikk enn lag som ser på sine lagkamerater som konkurrenter.

4. Det er greit å ta feil

Det å gjøre feil kan ofte føles ubehagelig, men det er en god mulighet til å lære. Snakk med studentene om hvorfor det å avdekke feil og kunnskapshull er en viktig del av læringsprosessen.

5. Læring krever dialog

Dialog er viktig for å øke kunnskap og for å lære seg nye ferdigheter. Tilbakemeldinger bør være en integrert del av forberedelsene til laget ditt, både for den muntlige og skriftlige delen av konkurransen. Tilbakemeldinger fra studentcoachene er svært viktige, men det kan også være gunstig å få lagmedlemmene til å gi hverandre tilbakemeldinger. På den måten kan du være med på å skape et godt miljø for dialog og samarbeid

6. Forskjeller innad i laget

Studentene kan ha ulike erfaringer, forskjellige forventinger og ulike utgangspunkt. Mangfold blant studentene er en styrke. Det er derfor viktig å få alle til å føle seg inkludert. Hvis det for eksempel er en student som snakker engelsk, pass på at alle samtalene foregår på engelsk.

7. Livet utenfor studiene

Studiene er viktig, men det er ikke det viktigste i livet. Underveis i løpet kan studentene bli syke, miste nære familiemedlemmer, finne kjærligheten, være ensomme eller ha være nedfor. De trenger ikke å fortelle deg som studentcoach hva som skjer, men fra tid til annen vil det påvirke arbeidet og andre forpliktelser. Vær empatisk og finn kompromisser dersom det blir nødvendig.

8. Deg og din medveileder

Du og din medveileder utgjør et lag. Sørg for å fordele oppgavene jevnt mellom dere. Dere kan ha ulike tilnærminger til hvordan løse ulike oppgaver, og det kan være en god ting. Sørg for å bruke forskjellene deres på en fordelaktig måte. Kommunikasjon er nøkkelen. Å være studentcoach er mye morsommere når begge studentcoachene jobber sammen for å lede laget.

9. Lag en timeplan for skriftlige og muntlige forberedelser

Lag en detaljert timeplan for hvordan semesteret skal struktureres. Du kan gjerne dele opp timeplanen og for eksempel ha en egen timeplan for muntlige forberedelser og gjennomganger. Ha likevel også en overordnet timeplan så studentene har kontroll på hva som kommer til å skje framover og hva de må forberede til hvert møte.

Det er viktig at laget respekterer timeplanen. Du bør finne en balanse mellom det å være fleksibel og det å ikke forandre timeplanen for mye.

Hvordan gi laget gode tilbakemeldinger?

Det å gi tilbakemeldinger er en viktig oppgave som studentcoach. Her kommer noen tips til hvordan du kan gi gode tilbakemeldinger og hvordan du kan skape et godt miljø å gi tilbakemeldinger i.

1. Gi studentene en forståelse av hva som er god kvalitet

Som regel har ingen av lagmedlemmene deltatt i en prosedyrekonkurranse før. Det er derfor viktig å gi studentene muligheten til å forstå og utvikle sin egen forståelse om hva som kjennetegner et godt arbeid. En måte å gjøre det på er å gi studentene eksempler av tidligere studentarbeid. Du kan blant annet bruke prosesskriv som har vunnet og som er offentlig tilgjengelig, opptak fra finaler i internasjonale runder, tidligere studentoppgaver fra UiO eller andre universitet (med tillatelse fra studenten det gjelder) eller du kan utvikle dem selv. Bruk gjerne eksempler av ulik kvalitet for å vise nyansene og hvilket kriterium en blir vurdert fra. Det kan være lurt å bruke en økt på å selv vise hvordan du ville ha vurdert eksemplet. Fokuset bør ikke være på selve innholdet, men på de underliggende prinsippene som fører til høy kvalitet.

En økt kan for eksempel være strukturert på denne måten:

Før økten

• Individuelt: Studentene analyserer eksempler med fokus på å identifisere styrker og svakheter

Under økten

• Du som veileder forklarer formålet med eksemplene
• Studentene deler sine refleksjoner parvis
• Studentene presenterer sine eksempler under fasilitering av studentcoach

2. Be laget sende inn fullstendige utkast

Det er viktig at du får laget ditt fra "stikkord-stadiet" til å levere fullstendige utkast. Erfaringsmessig har dette vist seg å være vanskelig. Mange studenter er redde for å mislykkes, og kan bli opphengt i sluttresultatet av et skriftlig arbeid enn å se på dette som en prosess. Oppmuntre studentene til å levere inn utkastet sitt til tross for at det ikke er helt perfekt. Du bør fremheve at det er vanskelig å gi tilbakemelding på stikkord. Dersom du skal kunne hjelpe dem fullstendig, må de levere inn noe du kan hjelpe dem med.

3. Be laget om å levere inn prosesskrivet stykkevis

Sluttresultatet av de skriftlige forberedelsene er selve prosesskrivet. Å levere prosesskrivet kan for enkelte lag virke som en uoverkommelig oppgave. Det kan derfor hjelpe å dele inn skrivet i mindre og mer håndterbare oppgaver. Laget kan for eksempel levere inn en del, få tilbakemelding og så levere inn et revidert utkast til neste møte. Dette er en god måte for studentene å ta inn over seg tilbakemeldingene og å få en mulighet til å «prøve igjen».

4. Planlegge hvordan og når man skal gi tilbakemeldinger

Studentene trenger nok tid og ressurser for klare å ta innover seg tilbakemeldinger. Det kan derfor hjelpe å stille seg følgende spørsmål:

• På hvilket tidspunkt vil tilbakemeldingene være nyttige?
• Hvor mye tid får studentene til å jobbe med utkastene sine mellom sesjonene med tilbakemeldinger? Du vil ikke at det skal gå for lang tid mellom, men heller ikke for kort tid.
• Hvordan er anledningene til å gi tilbakemeldinger koblet til de ulike delene av oppgaven?
• Hvor mye tid kan jeg bruke på å gi tilbakemeldinger? Er det andre personer som kan gi tilbakemeldinger, som for eksempel medstudenter eller fagpersoner?
• Hvilken tilbakemeldingsform er mest nyttig for studentene? Er det mest nyttig å gi muntlige tilbakemeldinger (individuelt eller i grupper), skriftlige kommentarer eller at personer på laget gir tilbakemeldinger til hverandre?
• Hvem har nok kompetanse eller ekspertise til å gi gode tilbakemeldinger på en spesifikk oppgave? Når og for hvilket formål kan medstudenter eller andre personer (for eksempel fagpersoner) gi tilbakemelding?

5. Bruk klart og tydelig språk, unngå «stammespråk»!

Studenter er ofte nybegynnere når det kommer til prosedyre og er fortsatt i en læringsprosess med å forstå hva en god akademisk prestasjon er. Når du skal kommentere tekstene deres, ta hensyn til studentenes bakgrunn og det nivået av forkunnskaper du kan forvente. Studentene strever spesielt med kodifiserte termer i tilbakemeldingen, som "styrk argumentet ditt" eller "for mye beskrivelse; for lite analyse". I stedet for å bruke slike generelle uttrykk, vær så konkret som mulig og gi eksempler på hvordan man kan styrke argumentet eller hvordan man kan unngå for mye beskrivelse.

6. Gi studentene dine råd om hvordan de kan dra nytte av og motta tilbakemeldinger

Under følger andre tips for strategier du kan videreformidle til studentene. Tipsene skal hjelpe studentene å få mest mulig ut av tilbakemeldingene.

• «Når du får muntlig tilbakemelding, ta gode notater eller lag opptak slik at du kan lytte til dem igjen senere."
• "Skriv ned spørsmål du har når du leser/lytter til tilbakemeldinger, og be veilederen (eller medstudenter, veiledere osv.) om ytterligere veiledning.
• «Lag en oversikt over vanlige eller gjennomgående kommentarer. Se på denne listen når du starter en oppgave»
• «Vær forberedt på at det å få tilbakemelding på noe du har produsert kan oppleves sårbart. Du kan gjerne legge tilbakemeldingen til side og les den igjen senere når den umiddelbare reaksjonen har roet seg."

Gjør studentene vant med å gi og få tilbakemeldinger. Gjør studentene trygge på å vurdere sine egne tekster, og gi medstudenter tilbakemeldinger. På denne måten kan du bidra til å bygge et trygt og tillitsfullt læringsfelleskap blant studentene. Samtidig utvikler du et åpent og tillitsfullt forhold mellom dem og deg selv.

Det kan være lurt å oppsummere dine forslag til endringer øverst i dokumentet du sender til studentene. Det er også viktig å oppmuntre studentene til å komme med sine egne meninger og forklaringer på hvorfor de eventuelt ønsker å gjøre det annerledes.

7. Skap muligheter for studentene til å diskutere tilbakemeldingene

Å ha en «åpen-dør-policy» bidrar til å øke dialogen med studentene. Du kan gjerne minne studentene på at de kan be om forklaring på tilbakemeldinger utenom de planlagte tilbakemeldingssesjonene. I tillegg til dette kan du også hjelpe med å organisere møter studentene imellom studentene, der de diskuterer tilbakemeldingene de har fått.

8. Planlegging av tidsbruk

Det er viktig at studentene planlegger tiden sin godt. Spesielt når det gjelder frister for innlevering og eksamener som ligger tett sammen. Tiden går fort! Studentene har ofte lyst til å utsette allerede fastsatte frister for tilbakemeldinger på utkast. Om mulig bør dette unngås, da det fort vil føre til økt stress mot den endelige innleveringen av prosesskrivet.

9. Muntlige fremføringer

Sørg for at laget blir komfortable med prosedyren sin uten å lene seg for mye sine forhåndsskrevne manuskripter. Det kan derfor være nyttig å arrangere den første øvelsen som en prosedyre uten notater.

Hvordan kommunisere med sponsorer og organisatorer?

Det er din oppgave som studentcoach å ha kontakt med sponsorer og organisatorene av prosedyrekonkurransen. Det er viktig at du har en profesjonell tone. Her er noen tips.

Advokatfirmaer

Som studentcoach representerer du Universitet i Oslo. Du må derfor være bevisst på at måten du kommuniserer og samarbeider med sponsorene kan påvirke fremtidige avtaler mellom universitet og advokatfirmaer.

Kommuniser med advokatfirmaet om hvilke aktiviteter du ønsker å gjennomføre med laget. Du kan arrangere en prosedyreøvelse med advokatfirmaet, og av og til kan de gi deg tilgang til å bruke deres møterom. Husk å alltid vis høflighet og takknemlighet.

Vær forberedt på å måtte hjelpe med spørsmål angående reisen til prosedyrekonkurranse. Det er viktig at du deler relevant informasjon med advokatfirmaet. Det er du som sitter på informasjon om praktiske detaljer om prosedyrekonkurransen og informasjon om dine lagmedlemmer.

Organisatorene for prosedyrekonkurransen

Det er viktig at du er frempå med korrespondanse med organisatorene for prosedyrekonkurransen. De kan be deg om viktig informasjon via e-post, og du må derfor holde deg oppdatert.

Det kan også hende at laget ditt trenger avklaringer. Det er bedre å spørre for mye enn for lite, så ikke nøl med å spørre organisatorene om mer informasjon. Dersom det ikke er tilstrekkelig finansiering til å delta i prøverunder, bør du prøve å undersøke med organisatorene om mulige digitale prøverunder. Prøverunder kan være svært nyttige for laget å delta på.  

Vedlegg

Les mer om hvordan prosedyrekonkurransen Jessup anbefaler at studentene best kan forberede seg.

Les mer om CELLs prosedyresatsing

Les mer om pilotprosjektet for å revitalisere valgemnet JUS5042 - Moot Court