Fremmøteprotokoll
Tilstede:
Faste representanter:
- Camilla Arnøy, fakultetets hovedverneombud, Leder av LAMU 2024
- Margrethe Østbø, valgt av og blant verneombudene
- Eirik Haakstad, assisterende fakultetsdirektør
- Eli Knotten, kontorsjef IFP
- Randi Saunes, seksjonsleder Studieseksjonen
Vararepresentanter:
- Louis Boumans, vara for fakultetets hovedverneombud, personlig vara for Camilla Arnøy
Observatører med talerett:
- Lisbet Fagerli, verneombud Fakultetsadmininstrasjonen
- Alexander Schmidt Aarrestad, vara for Læringsmiljøkontakt ved fakultetet
- Marianne Gjerstad, ARK-koordinator på fakultetet
Sekretær: Kari Hegerstrøm
Ikke tilstede:
- Thea Toft, studentrepresentant (oppnevnt av Juridisk studentutvalg)
- Trine Evensen, fakultetets kontaktperson i Enhet for bedriftshelsetjeneste - medlem UTEN stemmerett
- Oliver Stavik, studentrepresentant (oppnevnt av Juridisk studentutvalg)
- Julie Orning, seksjonsleder Seksjon for studiekvalitet, vara for arbeidsgiverrepresentantene
- Marie Sofie Hveem, verneombud IFP
- Mads Andenæs, vara verneombud IFP
- Yi Wang, verneombud SMR
- Emma Verngård, vara verneombud SMR
- Maud Hol, verneombud IKRS
- Özlem Gürakar-Skribeland, vara verneomubd IKRS
- Waqas Javed, områdeleder Eiendomsavdelingen, driftsområde sentrum
- Christine Skogrand Havgar, Læringsmiljøkontakt ved fakultetet (i administrasjonen / Seksjon for studiekvalitet)
Protokoll
Sak 14/2024 Godkjenning av dagsorden
Det var ingen kommentarer til dagsorden. Dagsorden ble godkjent.
Sak 15/2024 Referat fra LAMU-møte 12. april 2024
Foreløpig protokoll.
Det var ingen kommentarer til utkast til protokoll. Protokollen ble godkjent.
Sak 16/2024 ARK
Oversiktrapport fra ARK-spørreundersøkelsen UiO 2024 var gjort tilgjengelig.
Denne inneholder også informasjonen om hva som er besvart under temaet "Uakseptabel oppførsel", side 13 -18.
Marianne og vernelinjen orienterte:
Margrethe, IOR
Instituttet har hatt en innledende lunsj så langt, og skal ha et instituttseminar til høsten for å gå mer i dybden på resultat og tiltak.
Lisbet, Fakadm
Har til nå hatt 3 møter/samlinger for å jobbe frem tiltak. Det jobbes med 4 hovedtemaer som de ansatte har prioritert å jobbe med.
Camilla, NIFS
Arrangert workshop i mai. Møte i 2 timer hvor man jobbet i 3 grupper: 1) fast vitenskapelig ansatte 2) admininstrativt ansatte 3) midlertidig vitenskapelig ansatte. Det ble jobbet med temaer som medvirkning, arbeidshverdagen, forebygging av uønsket adferd. Foreløpig er det ikke begynt på tiltaksutvikling - det tas til høsten. Mange ting er bra og mye som er viktig å beholde.
Randi S., Fakadm.
Tiltak er jobbet med av de ansatte i workshop. Allmøte til høsten. Ledelsen skal se på tiltakene og lage en tiltaksplan og prioritere.
Eli, IFP
Har hatt en gjennomgang av resultatene. Tar oppfølging med gruppeoppgaver ifm. et strategiseminar for instituttet som er under planlegging.
Saken kommer opp igjen i neste LAMU-møte i september. Kanskje flere enheter har utarbeidet tiltaksplaner som vi kan presentere - til inspirasjon og informasjon.
Sak 17/2024 Presentasjon av resultatene fra spørreundersøkelsen om vitenskapeliges arbeidstid.
Muntlig orientering v/ Eirik
Presentasjonen som Eirik viste kan fås ved å kontakte Eirik.
Sak 18/2024 Konsekvensene av streiken
Muntlig orientering v/ Eirik
Det har vært få konsekvenser av streiken på fakultetet. Opptak på internasjonale mastergrader ble gjennomført i henhold til planen for opptak. Streiken var slutt før opptaket skulle gjennomføres.
Sak 19/2024 Aktuelt fra fakultetets hovedverneombud
- Beredskap, sikkerhet, førstelinje
Det er viktig å ha fokus på hverdagssituasjonen vil alle kan komme opp i, og det gjelder ikke kun de som arbeider i en typisk førstelinje.
Viktig med noe kunnskap om førstehjelp. Informasjonssikkerhet - det å huske på å låse PCen, ikke gi tilgang til kontorer eller maskiner.
- Samarbeid mellom vernetjenesten og ledelsen på instituttnivå.
God dialog mellom verneombud og ledelsen. Formalisere samarbeidet der verneombudet mener det er nødvendig.
- God sykefraværsoppfølging.
Dette gjelder også livsfasepolitikk og fravær grunnet små barn, syke foreldre eller utfordringer knyttet til overgangsalder.
- AKAN-oppfølgging.
Trening av ledere i ulike problemstillinger knyttet til rus og avhengighet. BHT kan være en god sparringspartner og gode støttespillere i slike saker.
Sak 20/2023 Status HMS-arbeidet ved enheten
Muntlig orientering/aktuelt fra alle verneombudene, læringsmiljøkontakten og HMSB-koordinator.
Margrethe, IOR
Det har vært varmt og dårlig luft i lokalene.
Lisbet, Fak.adm.
Ingenting å melde.
Louis, NIFS
Ingenting å melde.
Camilla, NIFS
LLM-studentene skal ikke ha tilgang til lokalene.
(Kommentar fra Kari: Dersom instituttet ønsker at de skal ha tilgang så får de det. Det var ikke ønskelig tidligere. Hvis de nå har tilgang, og ikke skal ha det, så må dette endres. Kari kan bistå.)
Sak 21/2024 Førstehjelpskursene gjennomført våren 2024
Muntlig orientering ved HMS-koordinator.
- Begge kursinstruktørene fikk jevnt over positivite tilbakemeldinger. (Disse 2 instruktørene har jevnt over fått bedre evaluering fra deltakerne enn tidligere kursinstruktør som vi hadde i 2022.)
- Det er mye faglig stoff som skal gjennomgås på 3 timer. Vurdere om det er hensiktsmessig med et mer komprimert innhold? Kan derimot være vanskelig å finne da innholdet / temaene er anbefalt å ta med i et førstehjelpskurs. Kurs over 3 timer er trolig mindre aktuelt å arrangere da det er enda vanskeligere å få til deltakelse på kurs av lengre varighet.
- Vurdere evt. oppfølgingskurs / videreføring / del 2? (Få eller ingen leverandører tilbyr det pr i dag. Det er jevnt over 3 eller 4 timers kurs.)
- Det kan med fordel arrangeres kurs på engelsk.
- Kan vurdere om det bør gjøres tilgjengelig video + demo av bruk av hjertestarter. Det vil være et tilbud til mange. Dette kan evt. avklares med firmaet som nå holdt kurs - om de har slikt som vi kan benytte oss av.
Faste saker:
Sak 22/2024 HMS-avvikssaker (fast o-sak)
- Ingen avvikssaker er meldt inn siden forrige LAMU-møte i april.
- Det er ved UiO under vurdering å bytte til et annet avvikkssystem enn dagens løsning i CIM. CIM benyttes i dag til avviksbehandling HMS-området, operativt beredskapsarbeid og ROS-analyse. Det er ikke fattet noe endelig vedtak på evt. bytte og evt. hvilket system skal benyttes.
- Innmeldinger som kommer fra ansatte og studenter bør være lett og intuitivt å melde inn i et type nettskjema (slik løsningen er i dag også. Saksbehandlere for oppfølging av avviksmeldingene (som er HMS-koordinatorene) skal få opplæring. Verneombud og ledere er også roller som bør få innsikt i evt. nytt system.
Sak 23/2024 Årshjul HMS-området (fast o-sak)
Muntlig statusgjennomgang v/ HMS-koordinator.
Aktuelle saker i høstsemesteret 2024 vil være:
- Evakueringsøvelser i alle bygningene vi benytter. Datoer fastsettes av HMS-koordinator og områdeleder i EA nå i juni. Øvelsene bør komme ganske rett etter semesterstart, altså i slutten av august eller begynnelsen av september.
- Felles infomøte for alle etasjekontakter før evakueringsøvelsene H24. Gjennomgang av hva som ligger av oppgaver i rollen.
- Førstehjelpskurs - 2 på norsk og 1 på engelsk. Kanskje se om eget kort kurs / demo av hjertestarter som tas uavhenging av førstehjelpskurs. Førstehjelpskurs er evaluert og bør være på max 3 timer - og da kanskje holde bruk av hjertestarter utenom / som eget kurs.
- Vernerunder skal gjennomføres i løpet av høsten. Sjekklisten behandles i møtet i september så alle benytter samme sjekkliste på enhetene.
- Valg av verneombud skal gjennomføres på alle enheter. Bør være gjennomført innen utgangen av november. - se neste punkt!
- Etter at verneombud er valgt skal det velges bl.a. fakultetets hovedverneombud og medlem til LAMU (og andre verv verneombudene skal ha i andre utvalgt).
Sak 24/2024 Skriftlig orienteringssaker - gjennomgås ikke i møtet
a) Referat fra AMU-møter v/ UiO