Til stede: Eirik Haakstad (leder), Camilla Arnøy, Eli Knotten, Marita Martinsen (vara for Sigrun Sæbø Åland), Silje Duus, Trine Evensen (BHT), Gry Berge (ny kontaktperson fra BHT for JUS), Margrethe Østbø, Marie Kjørboe (referent).
Forfall: Sigrun Sæbø Åland, Randi Saunes
Observatører: Marie Hveem, Siri Martenson (innlegg fra Administrasjonsseksjonen), Maud Hol.
Sak 1/2025 Godkjenning av dagsorden
Dagsorden godkjent.
Sak 2/2025 Protokoll fra LAMU-møte 13. desember 2024
Protokoll fra LAMU-møte 5/2024 fredag 13. desember 2024 - Det juridiske fakultet godkjent.
Sak 3/2025 Behov for fast medlem fra arbeidstakersiden
Sigrun Sæbø Åland (Kommunikasjonsseksjonen, Fakultetsadministrasjonen) valgt inn som tredje faste medlemmet på arbeidstakersiden, i tillegg til allerede sittende Camilla Arnøy og Margrethe Østbø.
Sak 4/2025 Midlertidighet og påvirkning på arbeidsmiljøet
Siri Martenson (Administrasjonsseksjonen) presenterer. Se vedlegg: Midlertidighet 2025.
Siri gjennomgikk tall fra faste og midlertidige årsverk 2020-2024. Selv om vi våren 2025 har et par midlertidige forskere, har få vitenskapelige ansatte i midlertidige stillinger om vi ser bort fra åremåls- og rekrutteringsstillinger. Blant de administrative er det flere midlertidig, men flertallet her er ansatt på vikarhjemmelen.
Bestillingen fra UiO går på hvilke konsekvenser midlertidighet har på arbeidsmiløet:
"I henhold til statsansatteloven skal konsekvenser for arbeidsmiljøet tas opp i den årlige drøftingen. Dette skal også omfatte rekrutteringsstillingene. Enhetene bes om å drøfte på hvilke måter midlertidighet kan ha konsekvenser for arbeidsmiljøet, og hvordan eventuelle negative konsekvenser kan motvirkes. Dette kan for eksempel handle om manglende integrering og tilhørighet i arbeidsmiljøet, distribuering av arbeidsoppgaver eller andre forhold som kan negativ virkning på arbeidsmiljøet.
For å kartlegge mulige konsekvenser forventes enhetene til å diskutere spørsmålet med underliggende nivåer og i LAMU før drøfting."
Innspill rundt bordet:
- Studentmedarbeiderne på CELL trekker statistikken noe opp.
- Fysiske forhold (plassering av kontorplasser, stor avstand mellom kontorene i enkelte bygg) bidrar til utfordringer med å få nye midlertidige inn i miljøet.
- Studieseksjonen har tidligere hatt høyere turn over, men har blitt bedre til å sette inn vikarer raskere ved forventet langtidsfravær.
- IKRS har mange stipendiater og postdoktorer, men opplever at de er gode på å ivareta dem, gi informasjon om hvor de kan søke midler etc.
- Viktig å formidle systemet, strukturen og hvordan arbeidsoppgaver fordeles når det er mye midlertidighet.
Referatet fra drøftingsmøtet med fagforeningene legges fram på LAMU-møtet i juni.
Sak 5/2025 Rapport etter tilsyn fra Arbeidstilsynet
Eirik presenterte. I desember 2024 fikk fakultetet melding om tilsyn fra Arbeidstilsynet. Se vedlegg: Styresak Arbeidstilsynet.
Dekan Ragnhild Hennum, fakultetsdirektør Oddrun Rangsæter, assisterende fakultetsdirektør Eiri Haakstad, Bedriftshelsetjenesten, hovedverneombud Camilla Arnøy og HMSB- og eiendomskoordinator Kari Hegerstrøm (nå i permisjon fra stillingen) deltok på møtet.
Arbeidstilsynet var særlig opptatt av Arbeidsmiljøloven § 4-3. Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet, i tillegg til forebygging av muskel- og skjelettplager. Arbeidstilsynet har varslet om at fakultetet vil få to to pålegg. Vår tolkning er sendt inn denne uken og vi har bedt om utsatt frist til 30. juni for hvordan vi skal lukke påleggene.
Det er hovedsakelig dokumentasjonen av HMS-arbeidet vi gjør som ikke er god nok. Vi har fått inn få HMS-avvikssaker i CIM. Det er gjort mye bra gjennom ARK, årlige vernerunder, egne undersøkelser om arbeidstid til faste vitenskapelige, medarbeidersamtaler osv., men tiltaksplanene er ikke tilstrekkelig utarbeidet når det kommer til ansvarsfordeling og frister. Arbeidstilsynet mener også at fakultetets analyser og prioriteringer av forhold som er avdekket i kartlegginger, er mangelfull.
Fakultetet er i dialog med BHT og HMSB, som også har et nytt verktøy for ROS-analyse. Videre må saker meldes hyppigere inn i CIM (dvs. programmet som snart erstatter CIM), i tillegg til at saker meldes inn til EA og andre portaler der de blir løst fortløpende.
Sak 6/2025 Oppfølging inneklimakartlegging
Marie presenterte. Måling av luftkvaliteten i kontorene i DJ er ferdigstilt og videresendt BHT for videre oppfølging. Målingene er gjort av cellekontorer, kontorlandskaper og møterom. Avventer videre dialog med BHT og yrkeshygieniker om det er behov for videre målinger eller tiltak.
Sak 7/2025 Brannøvelser V25 i sentrum gjennomført
Marie presenterte. Brannøvelser V25 gjennomført for DA, DM, DB og DJ. Ingen store avvik. I DJ følger EA opp mulighet for optisk varsling i 8104 og manglende lyd i 6106 (JSU-kontoret). Det ble store ansamlinger på fortauet rett utenfor bygget. Dette resulterte i noe treghet i evakueringen for de som kom etter. Etasjekontaktene må instrueres til å sende folk over veien slik at vi unngår treghet i evakueringen Evalueringsskjema for brannøvelsene følges opp videre av driftsleder Waqas Javed (EA) og HMSB- og eiendomskoordinator.
Sak 8/2025 Brannvern i enhetene
Behov for vara/stedfortredende etasjekontakter i DJ, særlig 7. og 8. etg. der kontorsjefer er etasjekontakter.
Behov for bedre system for å fange opp studenter med funksjonsnedsettelser, da disse skal ha individuelle evakueringsplaner. Følges opp av HMSB-koordinator, Alexander Schmidt Aarrestad og Christine Skogrand Havgar.
Sak 9/2025 Rapport om bruk av BHT
BHT v/ Trine Evensen og Gry Berge. Gry Berge tar over som BHTs kontaktperson for JUS. Rapport om bruk 2024 presentert, planlagt bruk 2025 lagt frem.
Kurs og undervisning er det mest forebyggende vi kan gjøre. Fakultetet har årlig møte med BHT. Særlig behov fra sist innmelding: Stressmestringskurs hos stipendiatene. Ellers: Gruppeveiledning for muskel- og skjelett. Alltid nødvendig pga. nyansatte etc.
Spørsmål fra hovedverneombud: Hvordan behovskartlegger vi på fakultetet før bestilling? Bruker vi ARK tilstrekkelig eller andre kartleggingsmetoder?
Sak 10/2025 Aktuelt fra fakultetets hovedverneombud
Årsrapporten fra UiOs hovedverneombud er klar. Se vedlegg: Årsrapport 2024 fra hovedverneombudet ved UiO. Camilla presenterte.
Målet med undersøkelsen var å få mer kunnskap om verneombudenes situasjon ved Universitetet i Oslo (UiO), med sikte på å forbedre muligheter for utøvelse av vervet.
Det er en kvantitativ undersøkelse, men med noen åpne spørsmål. Undersøkelsen er anonym, og det ble valgt å ikke ta ut resultater for enhetstilknytning. Det er tatt ut resultater for VO som helhet, samt ledende verneombud sammen med lokale hovedverneombud. Hovedinntrykket er at de fleste VO på Universitetet i Oslo har et bra samarbeid med leder, at de får et grunnlag for utførelse av vervet gjennom grunnopplæringen, men at en del av verneombudene står i utfordringer som de ønsker mer kurs og opplæring i.
- Svarprosent var lav, 44 % etter purring. Dette er lavere enn forventet og en bør være noe forsiktig med å generalisere resultatene. BHT fikk en liste over alle VO på UiO og spørreskjemaet ble sendt ut via Questback til de 264 respondentene på denne listen.
- Godt samarbeid med ledelsen og det å sørge for at de formelle rutinene (som vernerunder) blir ivaretatt, peker seg ut som viktige “strategier” for VO.
- 62% mener at de er “helt enig”/”delvis enig” i at de tas med på råd i omstillings- og planleggingsprosesser. Bare en tredel av VO'ene som svarte opplever at de tas med i diskusjoner og planer om strategiske tiltak.
- Rekrutteringen til verneombudsrollen ved institutter og fakultetenr er utfordrende. Fire av ti hovedverneombud ved UiO er "utpekt" av leder, ikke valgt.
- UiO mangler tall på hvor mange verneombud som har gjennomført lovpålagt opplæring.
Kommentarer til rapporten fra UiOs HVO:
- Er verneombudets rolle ved varsling godt nok kjent? Verneombudet skal delta i forebyggende arbeid, påse og si ifra til leder som har ansvaret. Verneombudet kan være med i møter ved varsling dersom den ansatte ønsker dette for å ivareta "påse"-rollen mht "fullt forsvarlig" arbeidsmiljø.
- Hovedverneombudet ved UiO ønsker at skriftlig avtale mellom vernombudene og ledelsen skal være pålagt for å sikre at verneombud skal ha tid til å gjennomføre vervet. Slik det nå er avtalt, skal dette skje dersom verneombudet ønsker dette
- Hovedverneombudet ved UiO nevnte også at det er behov for kompetanse og opplæring blant ledere. Noen av tallene kan skyldes at det er lenge siden opplæringen og kursene er dermed ikke registrert i nåværende oversikt.
- Verneombudene bør ha levere terskel for å snakke sammen dem i mellom. Det må også bli lavere terskel for å bringe saker videre inn til LAMU og leder.
Sak 11/2025 Status HMS-arbeidet ved enhetene
Felles ønske om formaliserte møter mellom verneombudene, kontorsjefene og instituttledere, for lettere å fange opp saker som skal tas videre til LAMU. F.eks. en gang i kvartalet. LAMU-dagsorden kan evt. brukes som knagger for tema for møtet.
Sak 12/2024 Handlingsplan for LAMU
Eirik informerte om at arbeidet med ny handlingsplan for LAMU må ses i sammenheng med oppfølgingen av Arbeidstilsynets pålegg.
Faste saker:
Sak 13/2025 Orientering: Referat fra sist AMU-møte
Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 1/2025 - Universitetet i Oslo
Sak 14/2025 HMS-avviksaker (fast o-sak)
Ingen saker til orientering.